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07 Prüfentscheidungen in der Rechtsprechung

Alfred Rodorf
   
01 Kompetenz der Prüfer
02 Urteilsfindung im Auswahlverfahren
03 Dokumentation der bewertungsrelevanten Gründe
04 Vorlage von Bewertungsbögen beim Verwaltungsgericht

01 Kompetenz der Prüfer

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Prüfern kommt im Rahmen zu treffender Auswahlentscheidungen eine besondere Bedeutung zu. Auch wenn es sich bei der Personalauswahl in vielen Fällen nicht um Prüfungen handelt, die zum Erwerb von Schulabschlüssen oder beruflichen Qualifikationen führen, werden im Rahmen zu treffender Personalentscheidungen dennoch Wertungen und Bewertungen vorgenommen und abgegeben, die sowohl für den Zugang zu einem Beruf als auch für berufliches Fortkommen in der Regel von ausschlaggebender Bedeutung sind.

Insoweit muss von eingesetzten Prüfern erwartet werden können, dass entsprechende Entscheidungen nur von besonders geschultem Personal getroffen werden.

In jedem Fall aber muss sichergestellt sein, dass die Entscheider dazu in der Lage sind, mit gebotener fachlicher Gründlichkeit bewerten zu können, warum Kompetenzmerkmale, die zum Beispiel ein Anforderunqsprofil vorgibt, bei dem einen Bewerber besser ausgeprägt sind als bei einem anderen.

Dem Gebot der Objektivität kann in diesem Zusammenhang nur dann entsprochen werden, wenn beobachtetes und bewertetes Verhalten dokumentiert und begründet werden kann.

Dazu später mehr.

Es ist eine Tatsache, dass anlässlich von Personalauswahlentscheidungen oftmals Kompetenzmerkmale geprüft werden, die menschliches Verhalten betreffen und somit nicht wie überprüfbares Wissen in die Kategorie richtig oder falsch eingeordnet werden können.

Dennoch werden von den Prüfern Werturteile getroffen, die im Rahmen des Möglichen objektivierbar und erklärbar sein müssen.

Trotzdem kann nicht ausgeschlossen werden, dass subjektive Eindrücke und die Prägungen der Prüfer (Erfahrungen, Vorurteile, Prägungen, etc.) mit in die Urteilsfindung einfließen. Deshalb muss sichergestellt werden, dass das Bewertungsverfahren im Rahmen des Möglichen Objektivität und Neutralität gewährleisten.

Das zu schaffende Bewertungsverfahren betrifft im besodneren Maße die Auswahl der Prüfer, ihre Zahl und insbesondere auch ihr Verhältnis zueinander. Das ist zumindest dann von besonderer Bedeutung, wenn es zu Bewertungsdifferenzen kommt.

02 Urteilsfindung im Auswahlverfahren

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Bei der bewerteten und dokumentierten Urteilsfindung der im Auswahlverfahren erbrachten Leistungen handelt es sich aus rechtlicher Sicht um eine gebundene Entscheidung der Prüfer, die als ein Eingriff in die Freiheit der Berufswahl nach Artikel 12 bzw. Artikel 33 GG anzusehen ist und somit  dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz unterliegt.

Das gilt nicht allein für die Entscheidung über das Bestehen oder Nichtbestehen einer Prüfung.

Sieht zum Beispiel das Gesetz vor, dass erfolgreiche Prüfungen durch abgestufte Noten zu bewerten sind, so werden auch auf diese Weise berufliche Chancen stark beeinflusst; denn die Möglichkeit, einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden und den gewählten Beruf tatsächlich ausüben zu können, hängt vielfach von der erreichten Note ab.

Diese Feststellung ist auch auf Bewertungsskalen anzuwenden, die zum Beispiel von Prüfern im Rahmen von Vorstellungsgesprächen, Assessment-Center (AC) oder anderen Formen der Verhaltensbeobachtung angewendet werden.

Um im Rahmen des Möglichen gerechte Prüfungsergebnisse erzielen zu können, müssen Prüfer bei ihrem wertenden Urteil deshalb von Einschätzungen und Erfahrungen ausgehen, die sie im Laufe ihrer Examenspraxis bei vergleichbaren Prüfungen entwickelt haben und die sie allgemein anwenden.

Die Notendefinitionen der Prüfungsordnungen verlangen das sogar ausdrücklich, soweit sie auf durchschnittliche Leistungen abstellen.

Eine vergleichbare Bewertung von Leistung findet auch im Rahmen von Personalauswahlverfahren statt. Auch hier gilt es, in Anlehnung an die Kompetenzmerkmale des Anforderungsprofils zu entscheiden, wie beobachtetes Verhalten zu bewerten ist.

Steht für die Bewertung beobachteten Verhaltens zum Beispiel eine Sechserskala zur Verfügung, hat der Prüfer eine entsprechende Zuordnung vorzunehmen.

In diesem Zusammenhang gesehen ist es bedeutsam, darauf hinzuweisen, dass im Prüfungsrecht Prüfungsfragen oftmals nicht eindeutig bestimmbar sind und oftmals Raum für unterschiedliche Ansichten zur Verfügung gestellt werden muss.

Das bedeutet, dass eine vertretbare und mit gewichtigen Argumenten folgerichtig begründete Antwort nicht als falsch gewertet werden darf.

03 Dokumentation der bewertungsrelevanten Gründe

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Welche Schwierigkeiten sich daraus für Prüfer in Prüfsituationen ergeben können, in denen überwiegend sogenannte weiche Kompetenzen (Verhalten) und weniger harte Fakten (Richtig- oder Falschangaben) Sicherheit darüber geben, ob eine Antwort richtig oder falsch ist, macht deutlich, dass Personalauswahlentscheidungen auf Seiten der Prüfer besondere Kompetenzen voraussetzen.

Was damit gemeint sein könnte, macht die sich aus dem Prüfungsrecht ableitbare Verpflichtung deutlich, Personalauswahlentscheidungen, die in Auswahlverfahren vorbereitet bzw. getroffen werden, schriftlich begründen zu müssen.

Unbestritten ist, dass die wesentlichen Auswahlerwägungen schriftlich niederzulegen sind.

Über dieses formelle Begründungserfordernis hinaus muss die Begründung der Auswahlentscheidung insbesondere auch inhaltlich den Bedingungen rationaler Abwägung genügen.

Die in einem Vorstellungsgespräch/Auswahlverfahren gestellten Themen sowie die Antworten müssen in den Grundzügen deshalb, ebenso wie der persönliche Eindruck der "Prüfer" zum Zweck der Nachprüfbarkeit zeitnah schriftlich niedergelegt werden.

Damit wird eine Selbstkontrolle aller an der Auswahlentscheidung beteiligten Personen möglich.

Ferner werden die nicht berücksichtigten Bewerberinnen und Bewerber dadurch in die Lage versetzt, auf Grund einer Einsichtnahme in ihre Bewertung sachgerecht darüber befinden zu können, ob sie die zu ihren Ungunsten ausgefallene Auswahlentscheidung akzeptieren oder gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch nehmen wollen.

Vor allen Dingen aber dient das Erfordernis der schriftlichen Begründung der Auswahlentscheidung eines jeden Prüfers der Gewährleistung tatsächlich wirksamen Rechtsschutzes im Rahmen einer gerichtlichen Überprüfung der jeweils getroffenen Auswahlentscheidung.

Das setzt voraus, dass die Begründung der getroffenen Auswahlentscheidung in rational nachvollziehbarer Weise schriftlich niederzulegen ist und die zur abschließenden Bewertung führenden Gedankengänge der Prüfer/Entscheider wiedergegeben werden.

Dieser Forderung können Prüfer entsprechen, wenn sie zum Beispiel während eines strukturierten Interviews sich entsprechende Notizen über den jeweiligen Gesprächsverlauf machen.

Der dafür vorgesehene "Platz" auf den jeweiligen Bewertungsunterlagen strukturierter Interviews sollte von Prüfern deshalb entsprechend genutzt werden.

Wenn Notizen auf anderen Blättern notiert werden, sind diese so mit dem Bewertungsbogen zu verbinden, dass bei Bedarf auch zu einem späteren Zeitpunkt auf die Notizen zugegriffen werden kann, die von Prüfern gemacht wurden, um die Leistung des Bewerbers bewerten zu können.

Die Begründung der Auswahlentscheidung setzt nämlich voraus, dass Prüfer dazu in der Lage sind, bei Bedarf von einem Verwaltungsgericht aufzeigen zu können, welche tragenden Gründe für ihre Bewertung maßgeblich waren.

Diese Begründungspflicht ergibt sich aus der Garantie effektiven Rechtsschutzes.

Die Begründung hat grundsätzlich schriftlich zu erfolgen. Dies gilt auch für die Ergebnisse von psychologischen Tests.

In einem Urteil des Hessischenr Verwaltungsgerichtshofs aus dem Jahre 1993 heißt es wörtlich, ich zitiere:

"An Durchführung und Protokollierung von Vorstellungsgesprächen sind erhöhte Anforderungen zu stellen. So muss allen Bewerbern ein gleicher und ausreichend großer Zeitraum eingeräumt werden, es müssen jeweils die gleichen Fachthemen zur Beantwortung oder Diskussion gestellt werden, um einen Vergleich zu ermöglichen, und die gestellten Themen sowie die Antworten müssen in den Grundzügen ebenso wie der persönliche Eindruck von den Bewerbern aus Gründen der Nachprüfbarkeit schriftlich niedergelegt werden."

Nachzulesen in der Randnummer 32 des Urteils des Hessischen Verwaltungsgerichtshofs in Kassel vom 26.10.1993 - 1 TG 1585/93.

Das Urteil selbst ist in der Quelle, die über den folgenden Link geöffnet werden kann, nur mühsam in Gänze zu öffnen.

Link zur Quelle

Bewerberinnen und Bewerber haben folglich einen Anspruch darauf, die maßgeblichen Gründe nachvollziehen zu können, die die Prüfer zu der abschließenden Bewertung veranlasst haben.

Sie haben jedoch keinen Anspruch darauf, dass die Auswahlentscheidung in allen Einzelheiten nachvollzogen werden kann.

Entscheidend für die Anforderungen an Inhalt und Umfang der Begründung ist, dass es Bewerberinnen und Bewerbern - sowie den Gerichten - möglich ist, die zur Bewertung führenden Gedankengänge rational nachvollziehen zu können.

Dies gilt auch für andere psychologische Untersuchungsverfahren, zum Beispiel für Auswahlentscheidungen, die in einem Assessment-Center getroffen werden.

Soweit Verhaltensbeobachtungen Bestandteil von Auswahlentscheidungen sind, greift auch für diese Fälle die schriftliche Begründungspflicht.

Dies stößt auch nicht auf unüberwindbare praktische Hindernisse, da eine schriftliche, auf das Wesentliche beschränkte Stellungnahme des begutachtenden Psychologen bzw. Verhaltensbeobachters in der gebotenen Kürze möglich und in jeder Hinsicht zumutbar ist.

Auch diesbezüglich enthält das o.g. Urteil des Hessischen Verwaltungsgerichtshofs aus dem Jahre 1993 eine Passage, die ich gern zitiere:

"Prüflinge haben einen grundrechtlich geschützten Anspruch darauf, dass die maßgeblichen Gründe, die die Prüfer zu der abschließenden Bewertung veranlasst haben, wenn nicht in allen Einzelheiten, so doch jedenfalls in den für das Ergebnis ausschlaggebenden Punkten erkennbar sein müssen."

Die Begründung hat grundsätzlich schriftlich zu erfolgen.

Sie muss ihrem Inhalt nach so beschaffen sein, dass das Recht des Prüflings, Einwände wirksam vorbringen zu können, ebenso gewährleistet ist wie die behördliche und gerichtliche Kontrolle des Prüfungsverfahrens unter Beachtung des Beurteilungsspielraums der Prüfer.

Entscheidend für die Anforderungen an Inhalt und Umfang der Begründung ist, dass sie es dem Prüfling und den Gerichten ermöglicht, die zur abschließenden Bewertung führenden Gedankengänge der Prüfer rational nachvollziehen zu können.

Werden im Rahmen der verwaltungsgerichtlichen Überprüfung von Auswahlentscheidungen vom prüfenden Gericht Bewertungsmängel festgestellt, so ist es möglich und durchaus auch üblich, festgestellte Mängel durch eine Neubewertung zu heilen, so dass die fehlerbehaftete Prüfungsentscheidung nicht mehr aus diesem Grunde aufgehoben werden darf.

Hinsichtlich der Gründe, die durch eine Neubewertung nachgereicht werden, ist jedoch anzumerken, dass es nicht ausreicht, "irgendwelche Gründe im Sinne sachlicher Motivation nachzureichen." Um den Mangel der fehlenden Begründung als behoben ansehen zu können, muss erkennbar sein, dass der Prüfer sich erneut mit dem Inhalt der Prüfungssituation auseinandergesetzt hat.

Das bereitet aber unüberbrückbare Probleme, wenn beobachtetes Verhalten nicht hinreichend dokumentiert wurde.

Deshalb ist es einfacher, sogenannte Fachfragen zu bewerten. Wird eine solche Frage falsch beantwortet, so muss der Prüfer die gegebene Antwort im Rahmen des Möglichen dokumentieren, wenn er die Antwort für (mit-)entscheidungserheblich hält.

Es wäre freilich überzogen, aus diesen Anforderungen bestimmte Einzelheiten der Protokollierungs- und Begründungspflicht der Prüfer herzuleiten. Festzustellen ist, dass eine Protokollierungspflicht bis in alle Einzelheiten nicht besteht.

04 Vorlage von Bewertungsbögen beim Verwaltungsgericht

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2009 entschied das OVG NRW darüber, dass u.a. auch die von Prüfern zur Bewertung verwendeten Bewertungsbögen einschließlich ihrer Erinnerungsnotizen an die jeweils bewertete Situation dem Gericht zur Einsichtnahme vorzulegen sind. Dies hatte die Prüfbehörde zuvor abgelehnt und dem Gericht lediglich unausgefüllte Bewertungsbögen vorgelegt.

Dies hielt die Prüfbehörde mit der Begründung für ausreichend, dass die Prüfer intensiv geschult seien und eine Fehlerkontrolle durch ein "Mehr-Augen-Prinzip" gewährleistet sei.

Diese Rechtsauffassung teilte das OVG NRW nicht.

Im Beschlussvom 17.11.2009 – 6 B 1493/09 heißt es u.a.:

"Trotz dieser Vorkehrungen (geschulte Prüfer und Mehr-Augen-Prinzip) ist es nicht ausgeschlossen, dass die "Rater" im Einzelfall Fehler begehen, die Anlass zu einer gerichtlichen Korrektur ihres Vorgehens geben. Im Übrigen liegt es auf der Hand, dass der Dienstherr sich nicht durch die Einführung einer Selbstkontrolle der gerichtlichen Kontrolle entziehen kann."

An anderer Stelle heißt es:

"Der Antragsteller (die Prüfbehörde) macht lediglich geltend, er lehne eine Offenlegung der Bewertungsbögen der "Rater" aus Geheimhaltungsgründen nach wie vor ab. Durch deren Offenlegung würden nicht nur "die grundsätzliche Systematik des Auswahlverfahrens, sondern darüber hinaus auch inhaltliche Bestandteile veröffentlicht", so dass künftige Bewerber sich auf ein anstehendes Auswahlverfahren vorbereiten könnten."

Diesem Standpunkt folgten die Richter ebenfalls nicht.

Sie sahen die Funktionsfähigkeit des Auswahlverfahrens durch die Vorlage der Bewertungsbögen nicht als gefährdet an, "wenn der Antragsteller Kenntnis von den ihn betreffenden Bewertungsbögen der "Rater" erlangt."

OVG NRW – Beschluss vom 17.11.2009 – 6 B 1493/09

Fazit

Bewertungsbögen bzw. andere Vordrucke, die Prüfern zur Verfügung stehen, um Prüfleistungen bewerten zu können, sind auf Anforderung dem Gericht vozulegen.

Würden dem Gericht nur Bewertungsbögen vorgelegt, die sich nur darauf beschränken, sichtbar zu machen, für welche Bewertung sich ein Prüfer beim Gebrauch einer Sechser-Bewertungsskala tatsächlich entschieden hat, dann dürfte jeder Prüfer in Erklärungsnot geraten, nachzuweisen, welche tragenden Gründe für diese seine Bewertung ursächlich waren.

Prüfer sind folglich gut beraten, die tragenden Gründe ihrer Bewertung so zu dokumentieren, dass sie nicht in Erklärungsnot geraten.

Nur dann werden sie ihrer Aufgabe als Prüfer gerecht.

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Prüfentscheidungen in der Rechtsprechung

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