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§ 32 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten)
 

Alfred Rodorf (Juni 2017)

 
  VVPolG NRW zu § 32
01 Allgemeines zu § 32 PolG NRW
01.1 Berichtigung von Daten
01.2 Löschen und Vernichten von Daten
01.3 Sperren von Daten
02 Löschungs- und Vernichtungspflichten gem. § 32 Abs. 2 PolG NRW
02.1 Durch das Polizeigesetz selbst bestimmtes Löschen
02.2 Löschen von Kriminalakten und erkennungsdienstlichen Unterlagen
02.3 Speicherung nicht zulässig
02.4 Feststellung fehlender Erforderlichkeit anlässlich von Prüfterminen
02.5 Polizei hält weitere Speicherung für erforderlich
02.6 Anspruch auf Auskunft über gespeicherte Daten
02.7 BVerfG zur Löschungspflicht
02.8 Vernichtung von Datensätzen und Akten
02.9 Fehlerhaft übermittelte Datensätze
02.10 Keine Löschung bzw. Vernichtung von Daten
02.11 Archivierung statt Löschung oder Vernichtung
03 Zusammenfassung
04 Quellen

VVPolG NRW zu § 32

Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten (zu § 32)

32.1 (zu Absatz 1)

32.11
Berichtigung i.S.d. § 32 Abs. 1 bedeutet, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten mit den Tatsachen in Übereinstimmung gebracht werden. Besteht der Verdacht der unrichtigen Datenspeicherung, müssen Ermittlungen in angemessenem Umfang von Amts wegen durchgeführt werden. Bis zum Abschluss der Ermittlungen sind die im Verdacht der Unrichtigkeit stehenden Daten mit einem Sperrvermerk zu versehen.

32.12
Die Berichtigungsbedürftigkeit der gespeicherten Daten kann auf Verarbeitungs-, Eingabe- oder Rechtschreibfehlern beruhen.

32.13
Zweckmäßigkeitsgesichtspunkte können dazu führen, dass auch bei nichtautomatisierten Dateien entsprechend § 32 Abs. 1 Satz 2 vorgegangen wird. In automatisierten Dateien kann erforderlichenfalls vermerkt werden, wann und aus welchem Grund eine Berichtigung erfolgte.

32.2 (zu Absatz 2)

32.21
Löschung ist das Unkenntlichmachen gespeicherter Daten (§ 3 Abs. 2 Nr. 6 DSG NRW), wobei der Datenträger zur weiteren Verwendung erhalten bleibt. Vernichtung i.S.d. Gesetzes liegt vor, wenn eine weitere Verwendung des Datenträgers wegen seiner Unbrauchbarmachung nicht mehr möglich ist.

32.22
Suchfähigkeit i.S.d. § 32 Abs. 2 Satz 1 liegt vor, wenn anhand bestimmter Suchkriterien gezielt Daten aus Dateien oder Akten aufgefunden werden können.

32.23
Gesetzliche Bestimmungen i.S.d. § 32 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 sind § 15 Abs. 1 Satz 3, § 21 Abs. 3, § 24 Abs. 2 Satz 5 und Abs. 4 sowie § 31 Abs. 3.

32.24
Die Voraussetzungen des § 32 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 sind gegeben, wenn die Speicherung nach § 24 Abs. 2 nicht zulässig war oder die weitere Datenspeicherung aufgrund einer Änderung der Sach- und Rechtslage nicht länger erfolgen darf.

32.25
Bei § 32 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 sind § 21 Abs. 3 Satz 5, § 22 und § 24 zu beachten.

32.26
Aus § 32 Abs. 2 Satz 3 ergibt sich, dass in Fällen des § 32 Abs. 2 Satz 1 Nrn. 1 und 2 die Akten jeweils vollständig zu vernichten sind. § 32 Abs. 2 Satz 3 ermöglicht, nur Teile der Akte zu vernichten, soweit durch die Herausnahme einzelner Blätter oder durch das Fehlen ganzer Unterordner die verbleibende Akte zur Aufgabenerfüllung ausreicht.

32.27
Sperrung ist das Verhindern weiterer Verarbeitung gespeicherter Daten (§ 3 Abs. 2 Nr. 5 DSG NRW).

32.5 (zu Absatz 5)

32.51
Die Frist für die weitere Aufbewahrung ergibt sich aus den Umständen des Einzelfalles.

32.52
Schutzwürdige Belange i.S.d. § 32 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 sind insbesondere gegeben, wenn die betroffene Person den Nachweis der Speicherung zur Rechtswahrung benötigt.

32.53
Eine Einwilligung i.S.d. § 32 Abs. 5 Satz 3 muss die Voraussetzung des § 4 DSG NRW erfüllen. 

01 Allgemeines zu § 32 PolG NRW

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Im § 32 Abs. 1 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es: (1) Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind. Sind personenbezogene Daten in Akten zu berichtigen, ist in geeigneter Weise kenntlich zu machen, zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Grund diese Daten unrichtig waren oder geworden sind.

Diese Textpassage des § 32 Abs. 1 PolG NRW ist weitgehend wortgleich mit § 19 Abs. 1 DSG NRW (Berichtigung, Sperrung und Löschung) von Daten.

Dort heißt es:

(1) Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind. Sind personenbezogene Daten zu berichtigen, so ist in geeigneter Weise kenntlich zu machen, zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Grund diese Daten unrichtig waren oder geworden sind.

Die Norm geht von der Annahme aus, dass personenbezogene Daten entweder in einer Datei oder in einer Akte vorgehalten (gespeichert) sind. Bevor die technischen Begriffe wie »Berichtigung«, »Löschung« oder »Sperrung« von personenbezogenen Daten erörtert werden, gilt es sich Klarheit darüber zu verschaffen, wo personenbezogene Daten vorgehalten werden.

In Betracht kommt eine Datei oder eine Akte.

[Datei:] Bei einer Datei handelt es sich um eine Menge von Daten, die nach einem oder mehreren Ordnungskriterien zusammengeführt werden können, maschinell lesbar sind und auf einem externen Speicher vorgehalten werden.

Früher war der Begriff Datei noch im § 3 BDSG (Begriffsbestimmungen) definiert.

Heute heißt es im § 46 BDSG (Weitergeltung von Begriffsbestimmungen):

(1) Wird in besonderen Rechtsvorschriften des Bundes der Begriff Datei verwendet, ist Datei

1. eine Sammlung personenbezogener Daten, die durch automatisierte Verfahren nach bestimmten Merkmalen ausgewertet werden kann (automatisierte Datei), oder

2. jede sonstige Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen geordnet, umgeordnet und ausgewertet werden kann (nicht automatisierte Datei).

Nicht hierzu gehören Akten und Aktensammlungen, es sei denn, dass sie durch automatisierte Verfahren umgeordnet und ausgewertet werden können.

(2) Wird in besonderen Rechtsvorschriften des Bundes der Begriff Akte verwendet, ist Akte jede amtlichen oder dienstlichen Zwecken dienende Unterlage, die nicht dem Dateibegriff des Absatzes 1 unterfällt; dazu zählen auch Bild- und Tonträger. Nicht hierunter fallen Vorentwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen.

(3) ...

[Akte:] Der Begriff der Akte ist umfassend zu verstehen. Zur Akte, egal ob die zum Zweck der Gefahrenabwehr, der Strafverfolgung oder der Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten angelegt wurden, gehören alle das konkrete Verfahren betreffenden Unterlagen wie Schriftsätze, Gutachten, Aktenvermerke und Randbemerkungen zu Schriftsätzen. Aber nicht nur beschriebenes oder bedrucktes Papier, auch Fotos, Karten, Filme, Ton- oder Videobänder, Mikrofiches, Mikrofilme, Dokumentationen, Protokolle und Datenträger gehören zur Akte, sofern auf ihnen Informationen, die das konkrete Verfahren betreffen, gespeichert sind. [En01]1

Gefertigte Videoaufzeichnungen sind zumindest als »digitale Akten« anzusehen, soweit die Aufzeichnungen zu Beweiszwecken nicht sowieso Teil eines Ermittlungsvorgangs geworden und somit zur Akte zunehmen sind.

[Verpflichtung zum Führen von Akten:] »Zumindest mittelbar ergibt sich aus § 29 VwVfG (Akteneinsicht durch Beteiligte) die Verpflichtung der Behörden, ordnungsgemäße Akten zu führen und alle wesentlichen Vorgänge, die für Verwaltungsverfahren, insbesondere auch für das rechtliche Gehör der Beteiligten und für die Entscheidung der Behörde von Bedeutung sein können, in Niederschriften oder Aktenvermerken festzuhalten, d.h. »aktenkundig« zu machen. Diese Verpflichtung umfasst das Gebot der Aktenmäßigkeit des Verwaltungsverfahrens, also die Pflicht der Behörden, überhaupt Akten zu führen, ferner das Gebot der Vollständigkeit der Akten und schließlich das Gebot der Führung wahrheitsgetreuer Akten. Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang dem Vollständigkeitsgebot zu. Es verpflichtet dazu, sämtliche wesentlichen Vorgänge zu dokumentieren und so aufzubewahren, dass sie ohne Weiteres auf das konkrete Verwaltungsverfahren bezogen und zur Kenntnis genommen werden können. (...). Es verbietet das Führen informeller Nebenakten (Geheimakten) ebenso wie die Entfernung oder Verfälschung von Aktenteilen. Die Verletzung der Pflicht zur ordnungsgemäßen Aktenführung kann eine Beweisumkehr zur Folge haben (...).« [En02] 2

Gleiches lässt sich auch indirekt aus § 147 StPO (Akteneinsichtsrecht, Besichtigungsrecht; Auskunftsrecht des Beschuldigten) ableiten. Welche Akten dies im Einzelnen sind, ist im Rahmen des § 147 Abs. 1 StPO lebhaft umstritten. (...). Einigkeit besteht jedenfalls insoweit, als allgemein zu den Akten, auf die sich das Einsichtsrecht des Verteidigers erstreckt, »alle vom ersten Zugriff der Polizei (§ 163 StPO) gesammelten be- und entlastenden Schriftstücke« und »die nach Anklageerhebung entstandenen Aktenteile sowie die vom Gericht herangezogenen oder von der Staatsanwaltschaft nachgereichten Beiakten« gezählt werden.« [En03] 3

[Hinweis:] Im Folgenden werden die unbestimmten Rechtsbegriffe kurz erörtert, die in der Überschrift von § 32 PolG NRW verwendet werden:

  • Berichtigung von Daten

  • Löschung von Daten

  • Speicherung von Daten.

01.1 Berichtigung von Daten

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Fehlerhafte personenbezogene Daten sind zu berichtigen, gleichgültig, ob diese in Dateien oder in Akten gespeichert sind. Das liegt nicht nur im Interesse davon betroffener Personen, sondern auch im Interesse der Polizei selbst.

Bereits dann, wenn die speichernde Behörde Hinweise über eine mögliche Fehlerhaftigkeit vorgehaltener Daten erhält, hat sie deshalb den Hinweisen nachzugehen und zu prüfen, ob Berichtigungen erforderlich werden, wenn das mit einem vertretbaren Aufwand möglich ist.

Berichtigt werden müssen aber nur solche Daten, die aus formellen Gründen unrichtig sind. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel Namen falsch geschrieben wurden, Geburtsdaten nicht zutreffen, Kennzeichen fehlerhaft erhoben und gespeichert oder Datenfelder falsch markiert wurden. Berichtigungen können zum Beispiel auch durch Veränderung des Familienstandes oder durch andere Anlässe erforderlich werden.

[Beispiele:]

  • Ein im polizeilichen Datenbestand als ledig erfasster Tatverdächtiger heiratet.

  • Ein verurteilter Straftäter wird wegen guter Führung vorzeitig aus dem Strafvollzug entlassen.

Erhält die Polizei Kenntnis von solchen Veränderungen, hat sie die vorgehaltenen Datensätze dieser Person entsprechend zu berichtigen.

[Tatsachenfeststellungen oder wertende Angaben:] Solche Daten sind in der Regel nicht zu berichtigen, weil es sich dabei um Wertungen, Bewertungen oder Ermittlungserkenntnisse der Polizei und nicht um formelle Daten handelt.

Berichtigungen solcher Datensätze kommen nur dann in Betracht, wenn die wertenden Angaben nicht erfolgen durften oder aber auf Eingabefehlern beruhen.

In VVPolG NRW zu § 32 Abs. 1 heißt es:

32.11
Berichtigung i.S.d. § 32 Abs. 1 bedeutet, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten mit den Tatsachen in Übereinstimmung gebracht werden. Besteht der Verdacht der unrichtigen Datenspeicherung, müssen Ermittlungen in angemessenem Umfang von Amts wegen durchgeführt werden. Bis zum Abschluss der Ermittlungen sind die im Verdacht der Unrichtigkeit stehenden Daten mit einem Sperrvermerk zu versehen.

32.12
Die Berichtigungsbedürftigkeit der gespeicherten Daten kann auf Verarbeitungs-, Eingabe- oder Rechtschreibfehlern beruhen.

32.13
Zweckmäßigkeitsgesichtspunkte können dazu führen, dass auch bei nichtautomatisierten Dateien entsprechend § 32 Abs. 1 Satz 2 vorgegangen wird. In automatisierten Dateien kann erforderlichenfalls vermerkt werden, wann und aus welchem Grund eine Berichtigung erfolgte.

01.2 Löschen und Vernichten von Daten

In der VVPolG NRW zu § 32 Abs. 2 PolG NRW heißt es:

32.21
Löschung ist das Unkenntlichmachen gespeicherter Daten (§ 3 Abs. 2 Nr. 6 DSG NRW), wobei der Datenträger zur weiteren Verwendung erhalten bleibt. Vernichtung i.S.d. Gesetzes liegt vor, wenn eine weitere Verwendung des Datenträgers wegen seiner Unbrauchbarmachung nicht mehr möglich ist.

Gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 6 DSG NRW (Begriffsbestimmungen) ist »Löschen (Löschung) das Unkenntlichmachen gespeicherter Daten«. Den Begriff der Datenvernichtung (Vernichtung) kennt das DSG NRW nicht. Die Begriffe »Löschung« und »Vernichtung« müssen somit im Sinne von § 32 PolG NRW für unterschiedliche Arten des »Unkenntlichmachens von Daten« gebraucht werden.

[Löschung von Daten:] Personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzes gelten als gelöscht, wenn sie in ihrer ursprünglichen Form nicht wieder hergestellt werden können. Die sicherste Methode auf Festplatten, in Datenbanken oder anderen elektronischen Datenträgern gespeicherte Daten zu löschen besteht in einem gewollten physischen Löschvorgang. Dabei werden die zu löschenden Dateien in der Regel mit Nullwerten mehrfach überschrieben. Beim Überschreiben handelt es sich um ein technisches Löschverfahren, das sicherstellt, dass die Datensätze unwiderruflich unbrauchbar gemacht wurden. Insoweit handelt es sich nicht um das Löschen einer Datei im sogenannten Normalbetrieb unter Verwendung herkömmlicher Betriebssysteme, denn solchermaßen gelöschte Dateien lassen sich problemlos wieder herstellen.

Personenbezogene Daten, die in Akten, Karteien oder in schriftlichen Vorgängen enthalten sind, werden durch Schwärzen oder Ausradieren unkenntlich gemacht (gelöscht).

[Vernichtung von Daten:] Werden Datenträger, Schriftstücke oder Akten zerstört, dann werden die sich darauf befindlichen Daten vernichtet. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Akten geschreddert oder verbrannt oder Datenträger zertrümmert oder zerbrochen werden, so dass sie nicht mehr zu gebrauchen bzw. nicht mehr in eine lesbare Form wiederhergestellt werden können.

01.3 Sperren von Daten

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Nach § 3 Abs. 2 Nr. 5 DSG NRW (Begriffsbestimmungen) bedeutet »Sperren (Sperrung) das Verhindern weiterer Verarbeitung gespeicherter Daten.«

Mit anderen Worten:

Für die Dauer der festgelegten Sperrung dürfen die noch vorhandenen Daten nicht mehr genutzt, verändert, übermittelt oder an einen anderen Speicherort erneut gespeichert werden können, soweit keine gesetzliche Ausnahmeregelung besteht oder die betroffene Person darin einwilligt, siehe § 4 DSG NRW (Zulässigkeit der Datenverarbeitung).

Bei einer Sperrung von Daten handelt es sich in der Regel nicht um eine Dauerlösung.

[Sperrvermerk:] Gesperrte Daten sind mit einem Sperrvermerk zu versehen. Außerdem ist ein Prüftermin festzulegen an dem erneut darüber zu entscheiden ist, was mit den gesperrten Daten geschieht.

02 Löschungs- und Vernichtungspflichten gem. § 32 Abs. 2 PolG NRW

Im § 32 Abs. 2 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(2) In Dateien suchfähig gespeicherte personenbezogene Daten und die dazugehörigen zu den Personen suchfähig angelegten Akten sind zu löschen oder zu vernichten, wenn

1. dies durch dieses Gesetz bestimmt ist,

2. die Speicherung nicht zulässig ist,

3. bei der zu bestimmten Terminen vorzunehmenden Prüfung oder aus Anlass einer Einzelfallbearbeitung festgestellt wird, dass die Daten für die Erfüllung der Aufgaben der speichernden Stelle nicht mehr erforderlich sind.

In Dateien nicht suchfähig gespeicherte Daten sind unter den Voraussetzungen des Satzes 1 zu löschen, soweit die Speicherung festgestellt wird. Die nach Satz 1 Nr. 3 vorzunehmende Aktenvernichtung ist nur durchzuführen, wenn die gesamte Akte für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist, es sei denn, dass die betroffene Person die Vernichtung von Teilen der Akte verlangt und die weitere Speicherung sie in unangemessener Weise beeinträchtigt. Soweit hiernach eine Vernichtung nicht in Betracht kommt, sind die Daten zu sperren und mit einem Sperrvermerk zu versehen.

§ 32 Abs. 2 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) differenziert zwischen:

  • suchfähig gespeicherten Daten und Akten

  • nicht suchfähig gespeicherten Daten.

[Suchfähig gespeicherte Daten:] Diesbezüglich heißt es in der Verwaltungsvorschrift zum § 32 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) wie folgt:

32.22
Suchfähigkeit i.S.d. § 32 Abs. 2 Satz 1 liegt vor, wenn anhand bestimmter Suchkriterien gezielt Daten aus Dateien oder Akten aufgefunden werden können.

[Beispiel:] Im Rahmen polizeilicher Ermittlungen überprüft ein Kriminalbeamter, ob in seiner Behörde bereits über den Tatverdächtigen eine Kriminalakte vorgehalten wird. Da die Kriminalakte suchfähig ist, gibt der Beamte in die Suchmaske den Hausnamen und das Geburtsdatum der Person ein. Das System teilt dem Beamten mit, dass über den Mann eine Kriminalakte vorgehalten wird. Rechtslage?

Offenkundig ist, dass personenbezogene Daten der Person, gegen die ermittelt wird, in einer suchfähigen Datei gespeichert sind. Unabhängig davon können ergänzende personenbezogene Daten auch in der Kriminalakte enthalten sein, die in Schriftform in der Kriminalaktenhaltung vorgehalten wird.

[Hinweis:] Bevor die Kriminalakten elektronisch erfasst wurden, wurden sie in allen Polizeibehörden als schriftliche Kriminalakte vorgehalten. Der Zugriff auf benötigte Akten erfolgte dann unter Zuhilfenahme von suchfähigen Karteikarten. Gleiches gilt für die erkennungsdienstlichen Sammlungen. Auch heute noch kann davon ausgegangen werden, dass die elektronische Erfassung aller Kriminalakten noch nicht abgeschlossen ist. Dies dürfte insbesondere für alte Kriminalakten gelten. Unabhängig davon empfiehlt es sich, die elektronisch vorgehaltene Kriminalakte im Einzelfall mit der schriftlich vorgehaltenen Kriminalakte abzugleichen, zumal die Richtlinien, unter welchen Voraussetzungen welche Polizeibehörde eine Akte anlegen darf, die so genannten KPS-Richtlinien (Richtlinien für kriminalpolizeiliche personenbezogene Sammlungen) nicht überall einheitlich gehandhabt werden.

[Nicht suchfähig gespeicherte Daten:] Bei solchen nicht suchfähigen personenbezogenen Daten handelt es sich nicht um so genannte formelle Daten (Name, Geburtsdatum, Wohnort etc.), sondern um Erkenntnisse, die zu einem gewissen Zeitpunkt richtig waren, sich aber im Laufe der Zeit als »nicht mehr zutreffend« herausstellen können und denen es an der Suchfähigkeit fehlt. Solche »nicht suchfähigen Daten« sind insoweit privilegiert, als dass sie gelöscht werden können, wenn die anderen »zutreffenden« Daten der Person in einer suchfähigen Datei gespeichert werden sollen.

[Beispiel:] Zurzeit wird die Kriminalakte von Karl Mustermann digitalisiert, um in die elektronische Kriminalakte (suchfähige Datei) aufgenommen werden zu können. Dabei wird festgestellt, dass Karl Mustermann nicht mehr, wie in der schriftlichen Kriminalakte vermerkt, bei seiner Freundin Ute lebt, sondern eine eigene Wohnung unterhält. Rechtslage?

In diesem Beispiel trifft der Hinweis, dass Karl Mustermann bei seiner Freundin Ute wohnt, nicht mehr zu. Bei dieser Erkenntnis handelt es sich nicht um ein suchfähiges Datum, so dass dieser Hinweis zu löschen ist, wenn der Fehler erkannt wird. In der schriftlich vorgehaltenen Kriminalakte ist der Fehler entsprechend kenntlich zu machen, bevor dann das geänderte Datenblatt digitalisiert und in die suchfähige Datei übernommen wird.

Denkbar wäre es aber auch, die schriftliche Kriminalakte zu berichtigen und die nicht mehr zutreffende Änderung nicht mehr abzuspeichern, siehe § 32 Abs. 2 PolG Satz 2 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten).

02.1 Durch das Polizeigesetz selbst bestimmtes Löschen

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Im § 32 Abs. 2 Nr. 1 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(2) In Dateien suchfähig gespeicherte personenbezogene Daten und die dazugehörigen zu den Personen suchfähig angelegten Akten sind zu löschen oder zu vernichten, wenn

1. dies durch dieses Gesetz bestimmt ist.

Damit sind die Regelungen im Polizeigesetz gemeint, die expressis verbis Löschungsfristen benennen.

Die nachfolgende Auflistung ist nicht vollständig:

  • § 14a PolG NRW (Molekulargenetische Untersuchungen zur Identitätsfeststellung)
    Die in der Datei gespeicherten DNA-Identifizierungsmuster dürfen ausschließlich zum Zweck der Gefahrenabwehr verwendet werden. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn sie zur Identitätsfeststellung nach Satz 1 nicht mehr benötigt werden.

  • § 15 PolG NRW (Datenerhebung bei öffentlichen Veranstaltungen und Ansammlungen)
    Bild- und Tonaufzeichnungen, in Dateien suchfähig gespeicherte personenbezogene Daten sowie zu einer Person suchfähig angelegte Akten sind spätestens einen Monat nach der Datenerhebung zu löschen oder zu vernichten, es sei denn, sie werden zur Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten benötigt oder Tatsachen rechtfertigen die Annahme, dass die Person künftig Straftaten begehen wird, und die Aufbewahrung ist zur vorbeugenden Bekämpfung von Straftaten von erheblicher Bedeutung erforderlich.

  • § 15b PolG NRW (Datenerhebung zur Eigensicherung) die Bildaufzeichnungen sind am Tage nach dem Anfertigen zu löschen. Dies gilt nicht, wenn die Aufzeichnungen zur Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten benötigt werden. § 24 Abs. 6 und 7 bleibt unberührt.

  • § 15c PolG NRW (Datenerhebung durch den Einsatz körpernah getragener Aufnahmegeräte)
    (4) Die nach Absatz 1 und 2 angefertigten Aufzeichnungen sind zwei Wochen nach ihrer Anfertigung zu löschen.

  • § 17 PolG NRW (Datenerhebung durch den verdeckten Einsatz technischer Mittel) Erfolgt keine richterliche Bestätigung, dürfen bereits erhobene Daten nicht verwendet werden. Die Daten sind unverzüglich zu löschen.

  • § 18 PolG NRW (Datenerhebung durch den verdeckten Einsatz technischer Mittel in oder aus Wohnungen)
    Erfolgt keine richterliche Bestätigung, dürfen bereits erhobene Daten nicht verwendet werden. Die Daten sind unverzüglich zu löschen.

  • § 20a PolG NRW (Abfrage von Telekommunikations- und Telemediendaten)
    (2) Bei Maßnahmen nach Absatz 1 dürfen personenbezogene Daten Dritter nur erhoben werden, wenn dies aus technischen Gründen unvermeidbar ist. Sämtliche nach Absatz 1 erhobene personenbezogene Daten Dritter sind nach Beendigung der Maßnahme unverzüglich zu löschen.

  • § 24 PolG NRW (Speicherung, Veränderung und Nutzung von Daten)
    (5) Die Polizei kann Anrufe über Notrufeinrichtungen auf Tonträger aufzeichnen. Eine Aufzeichnung von Anrufen im Übrigen ist nur zulässig, soweit die Aufzeichnung zur polizeilichen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die Aufzeichnungen sind spätestens nach einem Monat zu löschen, es sei denn, sie werden zur Verfolgung von Straftaten benötigt oder Tatsachen rechtfertigen die Annahme, dass die anrufende Person Straftaten begehen wird, und die Aufbewahrung ist zur vorbeugenden Bekämpfung von Straftaten erforderlich.

[Hinweis:] Neben den o.a. Löschungsfristen sind weitere Löschungsfristen in anderen Gesetzen sowie in Richtlinien und Erlassen enthalten. So verweist zum Beispiel das Antiterrordateigesetz (ATDG) sowie das Rechtsextremismus-Datei-Gesetz (RED-G) unter anderem darauf hin, dass die in diesen Dateien vorgehaltenen personenbezogenen Daten spätestens zu löschen sind, wenn die zugehörigen Erkenntnisse nach den für die beteiligten Behörden jeweils geltenden Rechtsvorschriften (z.B. PolG NRW und KpS-Richtlinien NRW) zu löschen sind, siehe § 11 ATDG (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten).

Eine vergleichbare Regelung enthält auch § 12 RED-G (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) des Gesetzes zur Errichtung einer standardisierten zentralen Datei von Polizeibehörden und Nachrichtendiensten von Bund und Ländern zur Bekämpfung des gewaltbezogenen Rechtsextremismus (Rechtsextremismus-Datei-Gesetz - RED-G)

Die zur Erfüllung polizeilicher Aufgaben wichtigsten Löschungsfristen sind somit entweder im Polizeigesetz selbst, in den KpS-Richtlinien bzw. in der StPO enthalten, siehe § 489 StPO (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten).

In den KpS-Richtlinien NRW heißt es:

Zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf dem Gebiet der Gefahrenabwehr und der Strafverfolgung werden von der Polizei »Kriminalpolizeiliche personenbezogene Sammlungen (KpS)« geführt. Das Polizeigesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (PolG NW), das Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) und die Strafprozessordnung (StPO) sind die wesentlichen rechtlichen Grundlagen für Führung der KpS. Auf die Verwaltungsvorschrift zum Polizeigesetz des Landes Nordrhein-Westfalen - VVPolG NW - (RdErl. d. Innenministeriums v. 19. 4. 1991 - SMBl. NRW. 20500) wird hingewiesen.

[Anmerkung:] Im Polizeigesetz NRW (PolG NRW) werden die KpS-Richtlinien nicht erwähnt, wohl aber zweimal in der Verwaltungsvorschrift zum Polizeigesetz NRW.

Dazu mehr in der folgenden Randnummer.

Andere Länderpolizeigesetze enthalten eindeutigere Regelungen im Zusammenhang mit der Speicherung personenbezogener Daten in suchfähigen Dateien, siehe zum Beispiel § 38 PolG BW (Besondere Regelung für die Speicherung, Veränderung und Nutzung von Daten durch den Polizeivollzugsdienst).

02.2 Löschen von Kriminalakten und erkennungsdienstlichen Unterlagen

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Das Polizeigesetz NRW enthält keinen direkten Verweis auf die KpS-Richtlinien (Richtlinien für die Führung Kriminalpolizeilicher personenbezogener Sammlungen (KpS) - RV d. JM vom 05.04.2001 (4701 - III A. 14).

Lediglich die Verwaltungsvorschrift zum PolG NRW (VVPolG NRW) erwähnt die KpS-Richtlinien zwei Mal, einmal im Zusammenhang mit § 14 PolG NRW (Erkennungsdienstliche Maßnahmen) und ein anderes Mal im Zusammenhang mit § 22 PolG NRW (Allgemeine Regeln über die Dauer der Datenspeicherung), die im Folgenden zitiert werden:

  • VVPolG NRW zu § 14
    14.2 (zu Absatz 2)
    Die Richtlinien für die Führung kriminalpolizeilicher personenbezogener Sammlungen (KpS-RL) sind zu beachten.

  • VVPolG NRW zu § 22
    22.0
    Prüfungstermine und Aufbewahrungsfristen sind festzulegen, wenn sie sich nicht bereits aus dem Gesetz ergeben (vgl. z.B. § 15 Abs. 1, § 15a Abs. 2, § 15b Satz 3, § 22 Satz 5 sowie § 24 Abs. 2 und 4). Soweit gesetzliche Vorschriften nicht entgegenstehen, gelten die KpS-RL, die AktOPol sowie einschlägige andere Runderlasse und regionale oder örtliche Verfügungen weiter. Eine kalendermäßige Wiedervorlage ist einzurichten. Ist die suchfähige Speicherung (vgl. RdNr. 32.22) von Daten weiterhin erforderlich, ist das Prüfungsergebnis aktenkundig zu machen.

Es würde zu weit führen, an dieser Stelle im Einzelnen zu erörtern, wann Kriminalakten und erkennungsdienstliche Unterlagen zu löschen sind. Diesbezüglich wird auf die Erlassregelungen selbst verwiesen, die über folgende Links aufgerufen werden können:

Die folgende Zusammenfassung vermag nur einen Eindruck darüber zu vermitteln, was in den o.g. Erlassen geregelt ist.

Nach Abwägung öffentlicher Interessen sind Kriminalakten regelmäßig dann auszusondern, wenn

  • bei Betroffenen 10 Jahre lang die Voraussetzungen für eine Aufnahme von Erkenntnissen in die KpS nicht vorlagen, jedoch nicht vor Ablauf von 10 Jahren nach der Entlassung aus einer Justizvollzugsanstalt oder nach Beendigung einer mit Freiheitsentziehung verbundenen Maßregel der Besserung und Sicherung,

  • der Betroffene das 70. Lebensjahr vollendet hat und in den zurückliegenden 5 Jahren für seine Person keine neue Zuspeicherung erfolgt ist.

  • Bei Jugendlichen ist spätestens nach 5 Jahren und bei Kindern spätestens nach 2 Jahren zu prüfen, ob eine Aussonderung möglich ist.

Bei Straftaten von geringer Bedeutung gelten kürzere Fristen.

  • Beim Tod des Betroffenen sind die Unterlagen nach 2 Jahren zu vernichten, wenn keine Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Unterlagen auch künftig der Aufklärung von Straftaten dienen können oder der Betroffene eines unnatürlichen Todes gestorben ist. Beim Vorliegen von Anhaltspunkten ist nach weiteren 2 Jahren erneut zu prüfen, ob die Unterlagen zu vernichten sind.

[Besondere Fristen:] Für die Löschung der Unterlagen von vermissten Personen sowie für Unterlagen von Personen, die einen Selbsttötungsversuch begangen haben, gelten besondere Fristen.

Unterlagen dieses Personenkreises sind stets zu vernichten,

  • Wenn sie für die KpS-führende Polizeibehörde zur rechtmäßigen Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben nicht mehr erforderlich ist,

  • sie unzulässigerweise gespeichert worden sind,

  • die Ermittlungen oder eine der Polizei bekannte Entscheidung der Staatsanwaltschaft oder eines Gerichts (z.B. nach § 482 StPO) ergeben, dass die Gründe, die zur Speicherung in der KpS geführt haben, nicht zutreffen,

  • sie Verhaltensweisen betreffen, die nach geltendem Recht nicht mehr strafbar sind, soweit nicht ihre weitere Speicherung wegen des Sachzusammenhangs zu anderen Straftaten, die der Betroffene begangen hat oder deren er verdächtigt war, geboten ist,

  • die Aussonderung kraft Gesetzes von Amts wegen, aufgrund eines rechtskräftigen Urteils oder auf Antrag des Betroffenen zu erfolgen hat.

[Zitat aus dem Erlass Erkennungsdienst:] Dort heißt es in der Ziffer 9.3: Aussonderung, Löschung und Vernichtung der erkennungsdienstlichen Unterlagen richten sich nach den einschlägigen Regelungen der StPO und des PolG NW i.V.m. den KpS-Richtlinien. [...].

Die Auskunft an den Betroffenen erfolgt nach § 18 DSG NW.

Erkennungsdienst - RdErl. d. Innenministeriums v. 19.1.1998 - IV D – 6400

02.3 Speicherung nicht zulässig

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Im § 32 Abs. 2 Nr. 2 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(2) In Dateien suchfähig gespeicherte personenbezogene Daten und die dazugehörigen zu den Personen suchfähig angelegten Akten sind zu löschen oder zu vernichten, wenn

2. die Speicherung nicht zulässig ist.

Das Speichern personenbezogener Daten ist nicht zulässig, wenn

  • personenbezogene Daten von der Polizei rechtswidrig erlangt wurden, denn rechtswidrig erhobene Daten dürfen nicht gespeichert werden, siehe § 24 Abs. 1 PolG NRW (Speicherung, Veränderung und Nutzung von Daten).
    Dort heißt es:
    (1) Die Polizei kann rechtmäßig erlangte personenbezogene Daten in Akten oder Dateien speichern, verändern und nutzen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben, zu einer zeitlich befristeten Dokumentation oder zur Vorgangsverwaltung erforderlich ist.

  • Daten, die zulässigerweise gespeichert wurden, sind zu löschen, wenn sich die Rechtslage zwischenzeitlich geändert hat und die Voraussetzungen für eine Speicherung dadurch nicht mehr gegeben sind.

  • Im Einzelfall können Erkenntnisse ebenfalls dazu führen, dass gespeicherte Daten zu löschen sind. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn eine Löschung personenbezogener Daten vor Gericht erstritten wurde.

02.4 Feststellung fehlender Erforderlichkeit anlässlich von Prüfterminen

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Im § 32 Abs. 2 Nr. 3 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(2) In Dateien suchfähig gespeicherte personenbezogene Daten und die dazugehörigen zu den Personen suchfähig angelegten Akten sind zu löschen oder zu vernichten, wenn

3. bei der zu bestimmten Terminen vorzunehmenden Prüfung oder aus Anlass einer Einzelfallbearbeitung festgestellt wird, dass die Daten für die Erfüllung der Aufgaben der speichernden Stelle nicht mehr erforderlich sind.

Mit anderen Worten:

Diese Regelung setzt voraus, dass Prüftermine festgelegt wurden (was bei suchfähig gespeicherten Daten in Dateien und suchfähigen Akten immer der Fall ist) und bei der Prüfung der Speichervoraussetzungen vorgehaltener Daten festgestellt wird, dass diese zur Erfüllung polizeilicher Aufgaben (Aufgaben der speichernden Stelle) nicht mehr benötigt werden.

Insoweit ist das ausschlaggebende Kriterium für eine weitere Speicherung von in suchfähigen Dateien vorgehaltenen Daten in diesen Fällen das Kriterium der »Erforderlichkeit«.

§ 32 Abs. 2 Nr. 3 PolG NRW regelt insoweit Einzelfallentscheidungen, in der festgestellt werden muss, ob eine weitere Datenspeicherung zur Erfüllung polizeilicher Aufgaben in suchfähigen Dateien weiterhin erforderlich ist oder nicht. Die Entscheidung hat die Polizeibehörde zu treffen, die die Daten gespeichert hat.

02.5 Polizei hält weitere Speicherung für erforderlich

Hat die Polizei anlässlich von Prüfterminen oder aus anderen Anlässen darüber zu entscheiden, ob erhobene und gespeicherte personenbezogene Daten zu löschen sind, oder zur Vorsorge für die Verfolgung künftiger Straftaten sowie zur Verhinderung zukünftiger Straftaten weiter vorgehalten (gespeichert) werden, steht der Polizei Ermessen zu.

Dabei kommt es vor, dass die Polizei das ihr zustehendes Ermessen extensiv wahrnimmt. Mit anderen Worten: Daten werden weiter vorgehalten, weil möglicherweise noch ein so genanntes Restrisiko besteht.

In den KpS-Richtlinien NRW heißt es:

6.5
Daten von Personen, die aufgrund eines strafrechtlichen Ermittlungsverfahrens gespeichert wurden sind zu löschen, wenn der Verdacht der Straftat gegen die Person entfallen ist. Die zu der Person in diesem Ermittlungsverfahren suchfähig angelegten Akten oder Aktenteile sind zu vernichten.

Daraus kann entnommen werden, dass, wenn ein Tatverdacht komplett entfallen ist, zum Beispiel weil ein Beschuldigter freigesprochen wurde oder das Verfahren vorher von der StA eingestellt wurde, eine weitere Speicherung der Daten grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Dem ist aber nicht so, denn wenn aufgrund einer zu erstellenden Prognose die Polizei zu der Einschätzung kommt, dass die Daten zur Gefahrenabwehr (Verhütung von Straftaten, vorbeugende Bekämpfung von Straftaten) weiterhin gespeichert bleiben, dann ist das zulässig, wenn das Interesse der Öffentlichkeit an der Verhinderung und Aufklärung zukünftiger Straftaten höher wiegt, als das Interesse des Tatverdächtigen, dass seine bei der Polizei in suchfähigen Dateien vorgehaltenen personenbezogenen Daten gelöscht werden.

Solch eine Einzelfallentscheidung hat die Polizei anlässlich von Prüfterminen zu treffen. Gleiches gilt aber auch aus einem gegebenen Anlass, zum Beispiel dann, wenn der Betroffene die Löschung seiner gespeicherten personenbezogenen Daten in suchfähigen Dateien verlangt.

Das bedeutet, dass der Betroffene mit einem Antrag an die Polizeibehörde eine Löschung herbeiführen kann. Die Polizei muss dann unabhängig von den allgemeinen Prüffristen entscheiden, ob weiter ein Rechtsgrund für die weitere Speicherung besteht oder ob die in suchfähigen Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten des Antragstellers zu löschen sind.

Der Antrag ist bei der Polizeibehörde zu stellen, die die Daten gespeichert hat. Sie entscheidet dann über die Löschung auch über in Verbunddateien vorgehaltene Daten, auf die mehrere Behörden Zugriff haben.

02.6 Anspruch auf Auskunft über gespeicherte Daten

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Das Polizeigesetz NRW enthält keine Regelungen, die einen Anspruch auf Auskunft über personenbezogene Daten enthält, die von der Polizei in suchfähigen Dateien gespeichert wurden.

Um zu erfahren, welche Daten eine Polizeibehörde überhaupt über eine Person gespeichert hat, gewährt § 18 DSG NRW (Auskunft, Einsichtnahme) einen entsprechenden Anspruch.

Wird auf der Grundlage von § 18 DSG NRW ein Auskunftsersuchen gestellt, hat die Polizei dem Antragsteller mitzuteilen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet wurden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt ist und von wem die Daten stammen, an wen sie übermittelt wurden.

Im § 18 DSG NRW sind auch die Gründe genannt, die einem Auskunftsersuchen entgegenstehen.

Dort heißt es:

(2) Auskunft oder Einsichtnahme sind zu gewähren, soweit die betroffene Person Angaben macht, die das Auffinden der Daten mit angemessenem Aufwand ermöglichen. Auskunftserteilungen und Einsichtnahme sind gebührenfrei, die Erstattung von Auslagen kann verlangt werden.

(3) Die Verpflichtung zur Auskunftserteilung oder zur Gewährung der Einsichtnahme entfällt, soweit

a) dies die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erheblich gefährden würde,

b) dies die öffentliche Sicherheit gefährden oder sonst dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde,

c) die personenbezogenen Daten oder die Tatsache ihrer Speicherung nach einer Rechtsvorschrift oder wegen der berechtigten Interessen einer dritten Person geheimgehalten werden müssen.

(4) Einer Begründung für die Auskunftsverweigerung bedarf es nur dann nicht, wenn durch die Mitteilung der Gründe der mit der Auskunftsverweigerung verfolgte Zweck gefährdet würde. In diesem Fall sind die wesentlichen Gründe für die Entscheidung aufzuzeichnen.

[Anmerkung:] Voraussetzung für die Verpflichtung der Polizei zur Auskunft ist, dass der Betroffene Angaben macht, die das Auffinden der Daten mit angemessenem Aufwand ermöglichen. Hierzu reichen Angaben zur Person völlig aus. Die Auskunftserteilung erfolgt gebührenfrei.

[Klage auf Löschung:] Weigert sich die Polizei, vorgehaltene personenbezogene Daten in suchfähigen Dateien zu löschen, kann der Antragsteller im Wege einer Klage vor dem Verwaltungsgericht die Löschung erzwingen.

Eine solche Klage bleibt jedoch aus, wenn die Polizei anlässlich von Prüfterminen ihre Prüfentscheidung extensiv ausübt und folglich eine weitere Speicherung personenbezogener Daten in suchfähigen Dateien weiterhin für erforderlich hält, denn: Wo kein Kläger ist, ist auch kein Richter.

In der folgenden Randnummer wird ein Fall skizziert, über den das Bundesverwaltungsgericht zu entscheiden hatte.

02.7 BVerfG zur Löschungspflicht

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Mit Beschluss vom 1. Juni 2006 · Az. 1 BvR 2293/03 haben die Richter des Bundesverfassungsgerichts zur Löschungspflicht von personenbezogenen Daten, die in erkennungsdienstlichen Unterlagen vorgehalten werden wie folgt Stellung bezogen:

[Anlass:] Gegen den Beschwerdeführer war erfolglos ein Ermittlungsverfahren wegen versuchten sexuellen Missbrauchs von Kindern sowie Freiheitsberaubung und Nötigung eingeleitet worden. Ihm wurde zur Last gelegt, einen zwölfjährigen Jungen zu sexuellen Handlungen aufgefordert, gewaltsam in einen Pkw gestoßen und gegen seinen Willen mitgenommen zu haben. Im Rahmen dieses Verfahrens wurde der Beschwerdeführer erkennungsdienstlich behandelt. Die Staatsanwaltschaft stellte das Verfahren nach § 170 Abs. 2 StPO  (Entscheidung über eine Anklageerhebung) ein. Die von dem Beschwerdeführer erhobenen erkennungsdienstlichen Unterlagen wurden gespeichert. Ein Antrag auf Vernichtung der erkennungsdienstlichen Unterlagen wurde abgelehnt. Der Widerspruch des Beschwerdeführers blieb erfolglos. Daraufhin erhob der Beschwerdeführer Klage auf Vernichtung der Unterlagen beim zuständigen Verwaltungsgericht, das die Klage mit der Begründung abwies, dass weiterhin der Restverdacht einer Straftat gegen den Beschwerdeführer bestehe. Auch eine Wiederholungsgefahr sei gegeben.

Dieser Rechtsauffassung folgten die Richter des BVerfG nicht.

Im Beschluss heißt es:

[Rn. 16:] Das allgemeine Persönlichkeitsrecht ist nicht schrankenlos gewährleistet. Der Einzelne muss Einschränkungen im überwiegenden Allgemeininteresse hinnehmen, die jedoch in einem Gesetz vorgesehen sein und dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit genügen müssen. Gesetzliche Grundlage der Datenspeicherung ist vorliegend § 38 Abs. 1 des Baden-Württembergischen Polizeigesetzes (PolG) in der seit dem 1. Januar 1999 geltenden Fassung.

Danach kann der Polizeivollzugsdienst personenbezogene Daten, die ihm im Rahmen von Ermittlungsverfahren bekannt geworden sind, speichern, soweit und solange dies zur Abwehr einer Gefahr oder zur vorbeugenden Bekämpfung von Straftaten erforderlich ist. Zur vorbeugenden Bekämpfung von Straftaten ist die Speicherung nach dieser Vorschrift erforderlich, wenn die betroffene Person verdächtig ist, eine Straftat begangen zu haben und tatsächliche Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass sie zukünftig eine Straftat begehen wird.

[Rn. 17:] Wenn Daten, die in einem strafrechtlichen Ermittlungsverfahren gewonnen wurden, gespeichert werden sollen, obwohl dieses Verfahren mit einer Einstellung nach § 170 Abs. 2 StPO endete, ist die Verfahrenseinstellung bei der Prüfung zu berücksichtigen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen der Datenspeicherung erfüllt sind und sie im konkreten Fall dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz, insbesondere dem Erfordernis der Angemessenheit des Grundrechtseingriffs, Rechnung trägt. Eine Datenspeicherung zu präventiv-polizeilichen Zwecken setzt zunächst voraus, dass als Grundlage der Gefahrenprognose noch ein Straftatverdacht besteht. Im Fall einer Verfahrenseinstellung nach § 170 Abs. 2 StPO bedarf es daher der Überprüfung, ob noch Verdachtsmomente gegen den Betroffenen bestehen, die eine Fortdauer der Speicherung zur präventiv-polizeilichen Verbrechensbekämpfung rechtfertigen. Weitere Voraussetzung der Datenspeicherung sind hinreichende tatsächliche Anhaltspunkte dafür, dass der Betroffene zukünftig eine Straftat begehen wird. Deren Feststellung ist einer schematischen Betrachtung nicht zugänglich, sondern bedarf der eingehenden Würdigung aller hierfür relevanten Umstände des Einzelfalls unter Berücksichtigung der Gründe für die Einstellung des Verfahrens (...).

[Rn. 18 ff.] Diesen Maßstäben werden die angegriffenen Entscheidungen nicht gerecht.

Die Annahme der erkennenden Gerichte, gegen den Beschwerdeführer bestehe ein erheblicher kriminalistischer Restverdacht, begegnet allerdings keinen Bedenken.

Jedoch genügt die Begründung, mit der das Verwaltungsgericht annimmt, es bestehe eine Wiederholungsgefahr, nicht den aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht folgenden Anforderungen. Das Verwaltungsgericht führt insofern unter Verweis auf das Gewicht der Tat lediglich aus, bei Sexualstraftätern bestehe eine weit überdurchschnittliche Wiederholungsgefahr. Dabei handelt es sich um einen formelhaften und unspezifischen Satz, dem ein hinreichender Bezug zu den Umständen des Einzelfalls fehlt. Weder Art und Ausführung der Tat, derer der Beschwerdeführer verdächtig ist, noch die persönlichen Verhältnisse des Beschwerdeführers oder andere auf ihn bezogene tatsächliche Umstände werden auf diese Weise zur Grundlage der Prognoseentscheidung.

[Rn. 21:] Das Oberverwaltungsgericht geht auf die Frage der Gefahrenprognose überhaupt nicht ein. Das genügt gleichfalls nicht den verfassungsrechtlichen Anforderungen. [En04] 4

[Hinweis:] Es reicht nicht aus, die Erforderlichkeit der weiteren Speicherung personenbezogener Daten in suchfähigen Dateien mit Formeln und allgemeinen Floskeln zu begründen. Vielmehr ist es erforderlich, die vorgetragenen Gründe für eine weitere Speicherung nachvollziehen zu können.

Eine Datenspeicherung zu präventiv-polizeilichen Zwecken setzt somit voraus, dass als Grundlage der Gefahrenprognose weiterhin ein Straftatverdacht besteht. Ein erheblicher kriminalistischer Rechtsverdacht reicht aus, wenn ein solcher Verdacht hinreichend überzeugend begründet wird. Insoweit kommt im Rahmen der »Erforderlichkeitsprüfung« dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit besondere Bedeutung zu.

Mit anderen Worten:

Öffentliche Interessen müssen nachvollziehbar »schützenswerter« sein, als die datenschutzrechtlichen Interessen der Person, deren Daten in polizeilichen Dateien gespeichert sind, bzw. gespeichert bleiben sollen.

02.8 Vernichtung von Datensätzen und Akten

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Im § 32 Abs. 3 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(3) Andere als die in Absatz 2 genannten Akten sind nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zu vernichten.

Vernichten heißt zerstören.

Dabei kann es sich nur um solche Akten handeln, die nicht zur Erfüllung polizeilicher Aufgaben im Sinne von § 1 PolG NRW (Aufgaben der Polizei) angelegt wurden. Wäre das der Fall, dann würde es sich um Akten im Sinne von § 32 Abs. 2 PolG NRW handeln.

Welche Akten können damit gemeint sein?

In Betracht kommen:

  • Beschwerden, Petitionen oder Eingaben von Bürgern

  • Akten handeln, die von Bewerbern angelegt werden, die Polizeibeamtinnen oder Polizeibeamte werden möchten.
    Bewerberakten werden in der Regel nach Ablauf von 10 Jahren vernichtet. Dies gilt aber nur für die Teile der »Bewerberakte«, die nicht in die Personalakte überführt werden, zum Beispiel die Ergebnisse und Aufzeichnungen der Leistungstests, die Bewertungen des Einstellungsgesprächs, die der Rollenspiele sowie auch das polizeiärztliche Gutachten für die Eignung zum Polizeivollzugsdienst etc.
    Unterlagen von Stellenbewerbern, für die eine Einstellung in den Polizeivollzugsdienst nicht in Betracht kommt, dürfen nicht aufbewahrt werden. Sie sind dem Bewerber zurückgegeben. Auch die Aufbewahrung von Kopien dieser Unterlagen ist unzulässig; eine Ausnahme gilt nur für das eigentliche Bewerbungsschreiben. Werden diese Daten in einer suchfähigen Datei vorgehalten, sind sie zu löschen.

  • Prüfungs- und Personalakten

  • Andere personenbezogener Daten, die von Polizeibeamtinnen und Polizeibeamten in Dateien oder Akten vorgehalten werden.
    Dazu zählen u.a.:
    Aufzeichnungen von Geräten, die die Anwesenheit von Personen aufzeichnen (Gleitzeiterfassungsgeräte). Erfasste Daten unterliegen in der Regel einer Aufbewahrungszeit/Speicherdauer von drei Monaten. Danach ist die Kenntnis dieser Daten im Normalfall für die Aufgabenerfüllung des Dienstherrn nicht mehr erforderlich.

  • Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten etc., dürfen in der Regel nur fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufbewahrt werden, danach sind sie zu vernichten.
    Die Aufbewahrungszeiten für Personalakten und Beihilfeangelegenheiten sind in NRW in einem Erlass geregelt: Gem. RdErl d. Innenministers - II A 1 - 1.38.02 - 54/86 - u. d. Kultusministers – IV B 3 -. 42 –0 - 287/86 - v. 20. 2. 1986 »Aufbewahrungszeiten für Personalakten und Beihilfeangelegenheiten« geregelt. [En05] 5

[Löschung von Disziplinarangelegenheiten:] Diesbezüglich enthalten das Bundesdisziplinargesetz (BDG) und das Datenschutzgesetz des Landes NRW (DSG) entsprechende Regelungen, siehe § 16 BDG (Verwertungsverbot, Entfernung aus der Personalakte) und der § 29 DSG NRW (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen).

Im § 29 Abs. 2 DSG NRW heißt es u.a.:

(2) Die beamtenrechtlichen Vorschriften über die Führung von Personalakten (§ 50 Beamtenstatusgesetz, §§ 84 - 92 des Landesbeamtengesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen) sind für alle nicht beamteten Beschäftigten einer öffentlichen Stelle entsprechend anzuwenden, soweit nicht die Besonderheiten des Tarif- und Arbeitsrechts hinsichtlich der Aufnahme und Entfernung von bestimmten Vorgängen und Vermerken eine abweichende Behandlung erfordern.

[Hinweis:] Soweit die oben aufgeführten personenbezogenen Daten in suchfähigen Dateien gespeichert sind, kann davon ausgegangen werden, dass dort vorgehaltene Daten anlässlich festgelegter Prüftermine vollständig gelöscht werden. Da es sich bei solchen Dateien nicht um suchfähige Dateien im Sinne von § 32 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) handelt, sind die Daten in solchen Dateien zu dem Zeitpunkt zu löschen, die in anderen Gesetzen (BeamtStG, LBG NRW, BDG, DSG NRW, Aktenordnung etc.) gesetzlich vorgegeben sind. Soweit solche gesetzliche Regelungen nicht existieren, sind die Daten dann zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden, also ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

02.9 Fehlerhaft übermittelte Datensätze

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Im § 32 Abs. 4 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(4) Stellt die Polizei fest, dass unrichtige oder nach Absatz 2 Satz 1 Nr. 2 zu löschende personenbezogene Daten übermittelt worden sind, ist dem Empfänger die Berichtigung oder Löschung mitzuteilen, es sei denn, die Mitteilung ist für die Beurteilung der Person oder des Sachverhalts nicht oder nicht mehr von Bedeutung.

Wird polizeibekannt, dass unrichtige oder zu löschende personenbezogene Daten übermittelt wurden, entsteht daraus eine Nachberichtspflicht.

Stellt die speichernde Polizeibehörde den begangenen Fehler selbst fest, hat sie, wenn die Daten einer anderen Polizeidienststelle übermittelt wurden, diese davon in Kenntnis zu setzen, dass fehlerhafte Daten bzw. Daten übermittelt wurden, die gar nicht mehr hätten übermittelt werden dürfen, weil die Daten bereits zuvor gelöscht oder vernichtet werden mussten.

Stellt die Polizeibehörde, der die Daten übermittelt wurden, diesen Missstand fest, hat sie die speichernde Stelle davon in Kenntnis zu setzen, denn nur die speichernde Stelle ist dazu befugt, Daten zu berichtigen bzw. Datensätze zu löschen.

Selbstverständlich dürfen fehlerhafte Daten bzw. Daten, die gar nicht mehr existieren dürften, nicht verwendet werden. Insoweit hat auch die Polizeibehörde, der »fehlerhafte« Daten übermittelt wurden, diese »übermittelten Daten« zu löschen.

02.10 Keine Löschung bzw. Vernichtung von Daten

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Im § 32 Abs. 5 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(5) Löschung und Vernichtung unterbleiben, wenn

1. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange der betroffenen Person beeinträchtigt werden,

2. die Daten zur Behebung einer bestehenden Beweisnot unerlässlich sind,

3. die Nutzung der Daten zu wissenschaftlichen Zwecken erforderlich ist.

In diesen Fällen sind die Daten zu sperren und mit einem Sperrvermerk zu versehen. Sie dürfen nur zu den in Satz 1 genannten Zwecken oder sonst mit Einwilligung der betroffenen Person genutzt werden. Im Falle des Satzes 1 Nr. 3 gilt § 28 DSG NRW (Datenverarbeitung für wissenschaftliche Zwecke).

[Schutzwürdige Interessen der betroffenen Person:] Die Entscheidung darüber setzt keinen Antrag der Person voraus, deren Daten weiterhin gespeichert bleiben (nicht gelöscht werden). Sie wird von der zuständigen Polizeibehörde nach pflichtgemäßem Ermessen getroffen. Es reicht aus, dass die Behörde von schutzwürdigen Interessen Kenntnis erhält. Diese können sowohl von der betroffenen Person als auch von einem Dritten kommen. Schutzwürdige Interessen sind insbesondere dann berührt, wenn die Speicherung der Daten zur Wahrnehmung von Rechten benötigt wird. Hinsichtlich der Verlängerung der Speicherdauer heißt es in der VVPolG NRW zu § 32 Abs. 5 PolG wie folgt:

32.51
Die Frist für die weitere Aufbewahrung ergibt sich aus den Umständen des Einzelfalles.

[Zur Behebung einer bestehenden Beweisnot:] Das setzt voraus, dass die Daten im Rahmen eines Gerichtsverfahrens, eines Verwaltungsstreitverfahrens oder eines zivilrechtlichen Verfahrens von Bedeutung sind und deshalb nicht gelöscht werden dürfen. Voraussetzung ist aber, dass ohne die Nutzung der Daten beweiserhebliche Tatsachen nicht nachgewiesen werden können.

Diesbezüglich heißt es in der VVPolG NRW zu § 32 Abs. 5 PolG wie folgt:

32.52
Schutzwürdige Belange i.S.d. § 32 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 sind insbesondere gegeben, wenn die betroffene Person den Nachweis der Speicherung zur Rechtswahrung benötigt.

02.11 Archivierung statt Löschung oder Vernichtung

Im § 32 Abs. 6 PolG NRW(Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten) heißt es:

(6) Anstelle der Löschung oder Vernichtung sind die Datenträger oder die Akten an ein Staatsarchiv abzugeben, soweit archivrechtliche Regelungen dies vorsehen.

[Nutzung zu wissenschaftlichen Zwecken:] Diese Alternative setzt voraus, dass die gespeicherten Daten aus wissenschaftlicher Sicht »archivwürdig« sind. Was darunter zu verstehen ist, regelt das Archivgesetz des Landes NRW. Im § 2 ArchivG NRW (Begriffsbestimmungen) heißt es:

(3) Archivgut sind alle, gegebenenfalls nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen in das Archiv übernommenen archivwürdigen Unterlagen im Sinne des § 1 Absatz 1 und Absatz 2.

Dort heißt es u.a.:

Dieses Gesetz gilt für die Archivierung von Unterlagen juristischer Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes NRW unterstehen. Was darunter zu verstehen ist, regelt § 11 Abs. 1 ArchivG NRW (Andere öffentliche Archive).

Dort heißt es:

Die anderen der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts regeln die Archivierung und Nutzung der bei ihnen entstandenen Unterlagen in eigener Zuständigkeit in eigenen, gemeinschaftlich getragenen oder fachlich geleiteten anderen Archiven.

03 Zusammenfassung

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In einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen ist geregelt, wann und unter welchen Voraussetzungen vorgehaltene Daten gelöscht, bzw. vorgehaltene Akten vernichtet werden können.

Solange es sich bei diesen Regelungen um Verordnungen handelt, die im Sachzusammenhang mit der Erfüllung polizeilicher Aufgaben im Sinne von § 1 PolG NRW (Aufgaben der Polizei) stehen, gelten die Fristen, die sich entweder direkt aus dem Polizeigesetz oder aus Gesetzen und Verordnungen ergeben, die im weitesten Sinne zum »polizeilichen Eingriffsrecht« gehören (KpS-Richtlinien etc.).

Sobald die Polizei von Personen Daten speichert, die nicht als Verhaltenshafter, Zustandshafter, nicht verantwortliche Personen, Tatverdächtige oder Beschuldigte in Anspruch genommen werden, ergeben sich die Löschungspflichten für diese Daten aus Verordnungen oder Gesetzen, die nicht zum so genannten »polizeilichen Eingriffsrecht« gehören. Es würde zu weit führen, an dieser Stelle alle diesbezüglich in Betracht kommenden Löschungsfristen zu benennen.

Zwei Beispiele sollen genügen:

[Beispiel 1:] In der »Verordnung über die Arbeitszeit der Beamtinnen und Beamten im Lande Nordrhein-Westfalen (Arbeitszeitverordnung - AZVO) vom 4. Juli 2006 im § 14 Abs. 7 AZVO (Flexible Arbeitszeit) ist Folgendes geregelt: (7) Die Arbeitszeit ist durch Geräte zu erfassen. Die Beamtin oder der Beamte hat diese beim Betreten und Verlassen des Dienstgebäudes zu bedienen. In begründeten Fällen können mit Genehmigung der obersten Dienstbehörde Ausnahmen von Satz 1 zugelassen werden, insbesondere wenn die Beschaffung eines Zeiterfassungsgeräts unwirtschaftlich wäre. In diesen Fällen sind Zeiterfassungsnachweise zu führen. Im gleichen Absatz heißt es in Bezug auf die Erfassung der wöchentlichen Arbeitszeit im Sinne von Abs. 5: Die personenbezogenen Daten eines Abrechnungszeitraums nach Absatz 5 sind grundsätzlich spätestens nach 6 Monaten zu löschen. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist nur für solche Daten zulässig, die zur Erfüllung gesetzlich zugewiesener Aufgaben erforderlich sind. In diesen Fällen sind die Daten sechs Monate nach Ablauf des für die Aufgabenerfüllung gesetzlich festgelegten Zeitraums zu löschen.

[Beispiel 2:] Wo eine technische Arbeitszeiterfassung unwirtschaftlich ist, siehe Beispiel 1, wird die Arbeitszeit von Polizeibeamtinnen und Polizeibeamten, die im Wachdienst kleinerer Polizeibehörden verwendet werden, in Wachdienstplänen erfasst. In diesen schriftlichen Arbeitszeitnachweisen werden nicht nur der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende, sondern auch die Pausen und die jeweils zugewiesenen Streifenbereiche festgehalten. Ob solche Urkunden (bei Wachdienstplänen handelt es sich um Urkunden) nach 6, spätestens aber nach 12 Monaten gelöscht werden dürfen, wie das bei der Arbeitszeiterfassung durch Geräte der Fall ist, siehe oben, ist nach der hier vertretenen Rechtsauffassung kaum anzunehmen.

Für die Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung von Akten, Urkunden und Registern gelten vielmehr die Löschungsfristen, die in den »Bestimmungen über die Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts der Justiz und Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (Aussonderungs-AV NRW) AV d. JM vom 7. November 2011 (1452 - I. 8) - JMBl. NRW S. 345« näher bezeichnet sind. Bedauerlicherweise ist dieser Teil der Aktenordnung NRW im Internet nicht verfügbar. Es kann davon ausgegangen werden, dass schriftliche Wachdienstpläne (Arbeitszeitnachweise) viele Jahre lang aufbewahrt werden.

Kurzfassung:

Der Polizei fällt es schwer, sich von Daten zu trennen. Fälle, in denen Personen die Löschung ihrer bei der Polizei vorgehaltenen Daten durch die Inanspruchnahme von Verwaltungsgerichten erstritten haben, bilden die Ausnahme.

In den weitaus meisten Fällen verzichten Personen auf eine gerichtliche Klärung oder halten die nicht für erfolgversprechend. In den meisten Fällen werden solche Verwaltungsstreitverfahren, deren Ziel die Löschung vorgehaltener personenbezogener Daten ist, auch aus Kostengründen nicht geführt.

Mit anderen Worten:

Es kann davon ausgegangen werden, dass in den Datenbeständen der Polizei sich personenbezogene Daten befinden, die bei einer datenschutzfreundlichen Auslegung der Löschungsfristen dort nicht mehr vorgehalten werden dürften.

Aber:

Wo kein Kläger ist, da ist auch kein Richter.

Wenn anlässlich von Prüfterminen die Polizei der Überzeugung ist, dass die personenbezogenen Daten von Personen im öffentlichen Interesse weiter in den Datenbeständen der Polizei vorgehalten bleiben sollten, dann handelt es sich dabei um eine Ermessensentscheidung, bei der es sich immer um die Ausübung pflichtgemäßen Ermessens handelt.

Was darunter zu verstehen ist, das kann aber von Polizeibehörde zu Polizeibehörde unterschiedlich ausfallen. 

Ende des Kapitels

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§ 32 PolG NRW (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten)
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04 Quellen

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Endnote_01
Aktenbegriff
In Anlehnung an
Kopp/Ramsauer
Verwaltungsverfahrensgesetz
Kommentar, 8. Auflage
Seite 408
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Endnote_02
Verpflichtung zum Führen von Akten
Vgl. Kopp/Ramsauer
Verwaltungsverfahrensgesetz
Kommentar, 8. Auflage
Seite 408
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Endnote_03
Das Akteneinsichtsrecht des Beschuldigten im Strafverfahren
Rechtsreferendar Stephan Schlegel, Leipzig
http://www.hrr-strafrecht.de/hrr/archiv/04-12/index.php3?seite=7
Aufgerufen am 23.04.2017
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Endnote_04
Löschung von ed-Unterlagen
BVerfG · Beschluss vom 1. Juni 2006 · Az. 1 BvR 2293/03
https://openjur.de/u/340985.html
Aufgerufen am 23.04.2017
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Endnote_05
Erlass: Aufbewahrungszeiten für Personalakten und Beihilfeangelegenheiten
https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?anw_nr=1&gld_nr=2&ugl_
nr=203034&bes_id=1777&val=1777&ver=7&sg=0&aufgehoben=N&menu=1
Aufgerufen am 23.04.2017
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